Cómo Autoarchivar Emails en Outlook 2016

La interfaz de Outlook 2016 difiere bastante de las versiones anteriores de Outlook, así que vamos a ver otra funcionalidad para poder archivar o eliminar emails cada cierto tiempo. Estos emails no solamente se podrán eliminar de nuestra cuenta local de Outlook, sino también del servidor.

La función de Autoarchivar

Gracias al autoarchivado, podemos administrar mejor el espacio disponible de nuestras cuentas de email, ya que será posible mover elementos a otra ubicación o eliminarlos. Cuando se archivan uno o más correos electrónicos, estos se mueven a un archivo con extensión .pst, que es un tipo de archivo de datos de Outlook. Dependiendo del sistema operativo y de la versión de Outlook, estos archivos se pueden encontrar en diferentes ubicaciones:

Los archivos .PST de Outlook 2016 en Windows Vista, Windows 7 y Windows 10 se encuentran en este directorio:

C:\users\username\Documents\Outlook Files

Es posible que la carpeta esté oculta, por lo que, para verla tendremos que activar la opción para mostrar archivos ocultos. Por ahora esto no nos importa.

¿Como configurar la opción de Autoarchivar en Outlook 2016?

Para empezar, daremos por hecho que estamos utilizando carpetas IMAP y que éstas están sincronizadas con el servidor. Outlook configurará las carpetas IMAP por defecto al agregar una nueva cuenta, pero si no lo están, podéis ver este tutorial para configurar la sincronización IMAP de Outlook 2016. Si está activada, estos son los pasos:

1. En la interfaz de Outlook, debemos hacer clic derecho en una de las carpetas de nuestra cuenta. En el menú mostrado, debemos seleccionar la opción «Propiedades».

3. En la ventana que se abrirá, tenemos que ir a la pestaña «Autoarchivar».

Ahora veremos que se nos mostrarán varias opciones:

Desactivar el autoarchivado para la carpeta

Para ello tendremos que seleccionar la siguiente opción.

No archivar: Si no queremos que los emails se archiven o eliminen.

Aplicar la configuración predeterminada de Autoarchivado

Para ello tendremos que seleccionar la siguiente opción.

Configuración predeterminada: Sirve para aplicar una configuración a todas las carpetas. Para activar esta opción debéis hacer clic en el botón de selección «Configuración de archivo predeterminada» y luego, en la ventana que se abrirá seleccionar la primera casilla para ejecutar autoarchivar cada X días.

Seleccionad la configuración que prefiráis.

¿Cómo cambiar la configuración predeterminada de Autoarchivado?

Estas son las opciones disponibles:

• Ejecutar archivar cada X días: Es la frecuencia con la que Outlook ejecutará el autoarchivado. Es recomendable que esta función se ejecute con frecuencia. Si desactivamos la casilla, no se ejecutará el autoarchivado
• Preguntar antes de que autoarchivar se ejecute: Se mostrará un mensaje de confirmación antes de que se ejecute la función de autoarchivado.
• Eliminar elementos expirados: Marcando esta opción, se eliminarán los emails que tengan una determinada antigüedad.
• Almacenar o eliminar elementos antiguos: Estas son las opciones que estarán disponibles al activar esta opción;
  • Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas: Mediante esta opción, una carpeta de nombre «Archivar» aparecerá en el listado de carpetas de Outlook 2016. Alternativamente, también es posible abrir la carpeta de datos que hemos indicado en el primer apartado de esta guía mediante el menú «Archivo» de Outlook.
  • Eliminar elementos anteriores a N días: A partir de qué antigüedad se eliminarán los emails.
  • Mover elementos antiguos a: Si seleccionamos esta opción, los emails se archivarán en lugar de ser eliminados. Podréis ver la carpeta predeterminada, pero podéis escribir o buscar la que más os guste. Mediante esta opción, nunca se eliminarán los elementos permanentemente, que es la siguiente opción.
  • Eliminar permanentemente los elementos antiguos: Mediante esta opción, simplemente se eliminarán los emails antigüos. No se archivarán ni se moverán a ningún lado, deshabilitando las dos opciones anteriores.
  • Aplicar esta configuración ahora a todas las carpetas: Se aplicará esta configuración a todas las carpetas, en caso de que no queramos aplicar una configuración individual a cada carpeta.

Una vez hayamos configurado las opciones, aceptamos los cambios.

Configurar el archivado de una carpeta individualmente

Debemos seleccionar la la siguiente opción:

Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración: Para usar una configuración personalizada para cada carpeta.

Podremos configurar las siguientes opciones:

• Eliminar elementos anteriores a N días: A partir de qué antigüedad se eliminarán los emails de esta carpeta.
• Mover elementos antiguos a la carpeta de almacenamiento predeterminada: Seleccionando esta opción, los emails de esta carpeta se archivarán en la carpeta predeterminada.
• Mover elementos antiguos a: Los emails de esta carpeta se archivarán en una carpeta que deberéis introducir.
• Eliminar permanentemente los elementos antiguos: Con esta opción se eliminarán los emails caducados. No serán ni movidos ni archivados, sino eliminados.

Consideraciones adicionales

Esta configuración solamente se aplicará a los emails que Outlook descargue del servidor. Para los emails antiguos que Outlook no haya descargado, debéis entrar en vuestro webmail y eliminarlos de cada una de las carpetas y, luego, de la papelera. Una vez hecho ésto y con las carpetas sincronizadas, Outlook debería sincronizaros las carpetas correctamente (En nuestro caso venían activadas por defecto, sin hacer nada). También podéis cambiar la configuración de Outlook para que descargue absolutamente todo; depende de vosotros.

Al parecer, las carpetas IMAP no funcionaba correctamente en versiones anteriores de Outlook 2016, así que en caso de que tenáis algún problema, deberéis actualizar vuestra versión de Outlook 2016.

Esta guía se aplica solamente a cuentas de email que utilizan carpetas IMAP y no a cuentas que utilizan Microsoft Exchange, para lo cual, Microsoft ya tiene su propia configuración.

Esperamos que esta guía os sea de ayuda.

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